KSeF od 1 lutego 2026. Najważniejsze informacje o systemie

Q&A: Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF

– Kogo dokładnie dotyczy obowiązek od 1 lutego 2026 r.?

Obowiązek ten dotyczy tych firm, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł (zgodnie z najnowszymi informacjami legislacyjnymi próg ten odnosi się do roku poprzedzającego rok wdrożenia, czyli 2025, choć w Twoim tekście wspomniano 2024 – warto zweryfikować bieżący stan prawny, jednak bazując na Twoim tekście: liczy się próg obrotów z 2024 roku).

Nie ma znaczenia forma prawna ani rodzaj działalności. Jeśli przekroczyłeś(aś) ten próg, musisz być gotowy na 1 lutego 2026 r.

– Czy muszę mieć specjalistyczny program księgowy? Czy darmowe narzędzie wystarczy?

Nie ma obowiązku zakupu drogiego oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma), które pozwalają na wystawianie, odbieranie i zarządzanie e-Fakturami.

Wada: Darmowe narzędzia są manualne i mogą być niewygodne przy dużej liczbie faktur. Wiele firm decyduje się na integrację swoich obecnych programów księgowych (przez API) w celu automatyzacji procesu.

– Jak wygląda wystawienie faktury dla konsumenta (osoba fizyczna, B2C)?

Faktury B2C (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności) są wyłączone z obowiązku KSeF.

• Do 1 stycznia 2027 r. (lub zgodnie z aktualnym harmonogramem) faktury te wystawiasz na dotychczasowych zasadach.
• Obowiązek KSeF dotyczy relacji B2B (między przedsiębiorcami).

– Czy muszę pytać kontrahenta o zgodę, aby wysłać mu fakturę przez KSeF?

Nie! Od momentu wejścia obowiązkowego KSeF na Twoim etapie wdrażania, faktura ustrukturyzowana jest jedyną prawnie obowiązującą formą. Kontrahent ma obowiązek odbierać je poprzez KSeF (bezpośrednio lub upoważniając do tego biuro rachunkowe).

Kluczowy Fakt: Datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do systemu KSeF.

– Co w przypadku, gdy mój system informatyczny ulegnie awarii?

Jeśli problem leży po Twojej stronie (np. awaria laptopa, brak internetu), musisz znaleźć alternatywny sposób na przesłanie faktury do KSeF (np. korzystając z aplikacji mobilnej MF). Jeśli nie zrobisz tego w terminie, narażasz się na kary (obowiązujące od 2027 r.).

– A co, jeśli to System KSeF ulegnie awarii?

To jedno z najważniejszych pytań. Procedura wygląda następująco:

1. Jeśli Minister Finansów oficjalnie ogłosi awarię KSeF, masz prawo wystawić fakturę poza systemem (np. w formie wizualizacji/pliku PDF).
2. Masz jednak obowiązek przesłać tę fakturę do KSeF (w formacie XML) najpóźniej następnego dnia roboczego po ustaniu awarii.
3. Wymaga to posiadania systemu, który potrafi wygenerować XML nawet w trybie offline.

– Czy KSeF dotyczy faktur z zagranicy (Import/Eksport)?

Co do zasady: nie. Obowiązek dotyczy faktur krajowych.
Szczegóły:

• Faktury wystawiane przez polskiego przedsiębiorcę dla kontrahenta zagranicznego są wyłączone.
• Faktury w procedurach VAT OSS (rozliczanie sprzedaży wysyłkowej do UE) również są wyłączone.

– Jakie są te „drakońskie” kary i od kiedy obowiązują?

Kary pieniężne będą naliczane dopiero od 1 stycznia 2027 r. (rok 2026 stanowi tzw. okres bezkarny na wdrożenie).

Wysokość kar:

• Do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (dla podatników VAT).
• Do 18,7% kwoty brutto (dla podatników zwolnionych z VAT), jeśli faktura nie została wystawiona przy użyciu KSeF.

– Czy muszę upoważnić do KSeF moje biuro rachunkowe? Jak to zrobić?

Tak, to konieczne! Aby Twoja księgowość mogła działać sprawnie, musisz złożyć formularz ZAW-FA do Urzędu Skarbowego (lub nadać uprawnienia elektronicznie w aplikacji KSeF, jeśli masz już dostęp).
Nadanie uprawnień biuru rachunkowemu lub konkretnemu księgowemu pozwala im na odbiór i zarządzanie fakturami w Twoim imieniu, co jest kluczowe dla terminowego rozliczania firmy.

Nie wiesz jak to zrobić? Przejdź do poradnika „Jak nadać uprawnienia w KSeF”

– W jaki sposób mogę sprawdzić, czy KSeF faktycznie działa?

Ministerstwo Finansów udostępnia dwa środowiska:

1. Środowisko produkcyjne (dla faktycznych faktur).
2. Środowisko testowe (do nauki i prób).

Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania mogą korzystać z API do testów, aby upewnić się, że ich systemy poprawnie komunikują się z serwerami KSeF. Zawsze warto sprawdzać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest jedynym dowodem na to, że faktura poprawnie trafiła do systemu.