Jak przygotować firmę na kontrolę skarbową? 7 rzeczy, które musisz mieć

1. Pełna dokumentacja księgowa i dowody księgowań

Pokaż, że masz wszystko pod kontrolą

Pierwszym krokiem w czasie kontroli jest sprawdzenie, czy Twoje księgi są prowadzone prawidłowo i na bieżąco. W praktyce oznacza to, że:

• masz dostęp do pełnych ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR),
• masz zarchiwizowane faktury sprzedaży i zakupu (papierowe lub elektroniczne),
• posiadasz potwierdzenia zapłaty za koszty (przelewy, KP/KW, zestawienia bankowe),
• wszystkie wpisy w KPiR mają odpowiednie uzasadnienie (dowody źródłowe).

Jeśli korzystasz z księgowości online (np. przez zewnętrzną platformę), zadbaj o dostęp do pełnych wydruków lub eksportów danych – urzędnicy nie zalogują się do Twojego konta.

2. Umowy z kontrahentami i pracownikami

Podstawa legalności kosztów i przychodów

Kolejny element to umowy: cywilnoprawne, handlowe, leasingowe, o pracę, B2B – wszystko ma znaczenie. Urzędnicy sprawdzą m.in.:

• czy wydatki mają związek z prowadzoną działalnością,
• czy nie występują tzw. „puste faktury”,
• czy zawarte umowy są zgodne z zaksięgowanymi operacjami,
• czy relacje z kontrahentami nie noszą znamion unikania opodatkowania.

Dla każdego kontrahenta warto mieć przygotowaną:
– podpisaną umowę,
– historię transakcji (faktury),
– potwierdzenia płatności,
– dowody wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

3. Spójność przelewów z deklaracjami VAT i PIT/CIT

Kontrola często zaczyna się od porównania kwot

Zeznania podatkowe, JPK_V7 i deklaracje VAT muszą zgadzać się z tym, co faktycznie działo się na koncie firmowym. Urzędnicy mają dostęp do danych bankowych (STIR), więc:

• wszystkie przychody muszą być widoczne na rachunku firmowym,
• koszty – możliwe do zidentyfikowania jako wydatki firmowe,
• przelewy między kontami prywatnymi a firmowymi – muszą mieć uzasadnienie.

Jeśli jeszcze nie masz osobnego konta firmowego, warto je założyć – choćby po to, by uniknąć chaosu w transakcjach. Promocyjne konta firmowe znajdziesz na BankMoney.pl.

4. Kompletne zgłoszenia do ZUS i urzędu skarbowego

Rejestracja działalności to dopiero początek

Podczas kontroli sprawdzane są również formalne obowiązki względem instytucji:

• zgłoszenie płatnika do ZUS (ZFA, ZPA, ZUA),
• zgłoszenie do VAT (jeśli dotyczy),
• terminy deklaracji i opłat (VAT-7, PIT-36, CIT-8, ZUS DRA),
• ewidencje środków trwałych (jeśli stosujesz amortyzację),
• informacje o pracownikach – ZUS RCA, deklaracje PIT-11, PIT-4R.

Prowadząc JDG samodzielnie, warto stworzyć własną checklistę obowiązków. W przypadku spółek – te obowiązki najczęściej spoczywają na biurze rachunkowym.

5. Dowody transakcji gotówkowych (jeśli występują)

Gotówka to zawsze czerwone światło dla urzędnika

Choć coraz więcej firm działa bezgotówkowo, niektóre branże (usługi lokalne, gastronomia, rzemiosło) wciąż operują gotówką. Jeśli i Ty:

• prowadzisz kasę fiskalną – musisz mieć dzienne raporty i ewidencję,
• wypłacasz gotówkę z konta – potrzebujesz KP/KW i uzasadnienia,
• dokonujesz płatności gotówkowych powyżej 15 000 zł – narażasz się na sankcje (art. 22p ust. 1 ustawy o PIT).

Warto ograniczyć operacje gotówkowe i przenieść je do przelewów – nie tylko z powodu kontroli, ale też transparentności.

6. Archiwizacja korespondencji z kontrahentami

E-maile, komunikatory, SMS-y – mają znaczenie

W przypadku wątpliwości, urzędnicy mogą poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające realność transakcji. Co się liczy?

• wiadomości e-mail z ustaleniami handlowymi,
• screeny z komunikatorów (Messenger, WhatsApp),
• potwierdzenia odbioru lub wysyłki towaru,
• zdjęcia wykonanych usług.
•  

Dla firm e-commerce, agencji marketingowych czy branży IT to szczególnie ważne – wiele zleceń odbywa się „online”, bez papieru.

7. Przygotowanie psychiczne i współpraca z urzędnikiem

Ostatnia rzecz, która może zaważyć o wyniku kontroli

Paradoksalnie, wiele problemów podczas kontroli wynika nie z braków formalnych, ale z niewłaściwej komunikacji. Dlatego:

Dobra postawa i transparentność mogą skrócić kontrolę nawet o połowę. A stres? Znika, gdy jesteś przygotowany.